Dia do Julgamento

"Cada dia é o dia do julgamento, e nós, com nossos atos e nossas palavras, com nosso silêncio e nossa voz, vamos escrevendo continuamente o livro da vida. A luz veio ao mundo e cada um de nós deve decidir se quer caminhar na luz do altruísmo construtivo ou nas trevas do egoísmo. Portanto, a mais urgente pergunta a ser feita nesta vida é: 'O que fiz hoje pelos outros?'"

domingo, 3 de abril de 2011

“EAI (Enterprise Applications Integration): a evolução do ERP (Enterprise Resources Planning) para integrar a Controladoria, a Estratégia e a Excelência Empresarial”

José Luiz Munhós, Max Streicher Vallim e Norberto Giuntini


Resumo. A nova economia é marcada pelas fusões e incorporações, pelas parcerias empresariais, pela formação de cadeias de negócios e pela Internet. A necessidade crescente de respostas rápidas nos negócios está incrementando a demanda da integração de sistemas. Nesse contexto, o ERP (Enterprise Resources Planning) destaca-se como importante ferramenta de integração empresarial. Apesar dos altos investimentos, gastos elevados com treinamentos e profundas modificações na cultura da empresa, a implantação de um ERP apresenta-se como um caminho sem volta para as empresas que aspiram a competitividade. Da união entre o ERP e demais aplicativos de mercado, como o CRM (Customers Relationship Management) e o e-commerce surge o conceito de EAI (Enterprise Applications Integration ). Por conseguinte, o EAI viabiliza o BI (Business Intelligence), que auxilia o gerenciamento estratégico da empresa, através do uso de modelos gerenciais específicos, como por exemplo, o Balanced Scorecard. O presente trabalho tem como objetivo abordar a evolução da informática a partir da década de 50 até a atualidade, posicionando e apresentando o relacionamento do ERP com a visão sistêmica da empresa e com a controladoria, visando não só cumprir sua missão de integrar processos, mas permitindo que a empresa participe do avanço tecnológico promovido pelo EAI, cuja concepção é a de permitir que as organizações alcancem o grande objetivo da atualidade: desenvolver um BI, voltado à gestão estratégica e solução de negócios.

Introdução

Segundo o Folheto Conexão ERP (2001, p.6), “Nos anos 50 e 60, enfocava-se apenas a gerência de estoques”. Na década de 70, surgiu o MRP (Material Requirements Planning, que permitia o planejamento futuro do uso de matérias primas para atender às necessidades de produção. Nos anos 80, o MRP evoluiu para MRP II (Manufacturing Resources Planning), que incorporou ao anterior as necessidades dos demais recursos de manufatura empregados na produção, como mão de obra, máquinas e centros de trabalho. As aplicações, entretanto, ainda eram estanques e não agregavam valor ao negócio. Eram soluções departamentalizadas que reproduziam o modelo de feudos não integrados.

Segundo o Folheto Conexão ERP (op. cit., p.7), “Em 1990, surgiram os primeiros ERP’s, propondo não apenas a gestão de manufatura, mas da empresa e seus processos. Como ponto alto do programa, surgia a possibilidade de conciliar as necessidades de manufatura com as demandas de custos, logística e recursos financeiros, oferecendo informações mais precisas, sem redundâncias e inconsistências”.

Padoveze (2000, p.59) conceitua os sistemas integrados como SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial), consistindo nos “Sistemas Gerenciais que têm como objetivo fundamental a integração, consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão do sistema da empresa". Os SIGE têm sido denominados de ERP.

Tais sistemas unem e integram todos os subsistemas componentes dos sistemas operacionais e de apoio à gestão e por meio de recursos de TI (Tecnologia da Informação), de forma que todos os processos de negócios da empresa possam ser visualizados em termos de um fluxo dinâmico de informações que perpassam todos os departamentos e funções. Peleias (2000, p.2) acrescenta que “Considerando que uma empresa pode ser vista como um sistema composto de vários subsistemas que interagem entre si para o atingimento de um objetivo comum – lucro e continuidade, o planejamento de recursos afeta e é afetado por outras atividades que precisam ser realizadas: o plano de vendas que afeta diretamente as contas a receber; o plano de aquisição de materiais e insumos, que afeta as contas a pagar etc.”.

O desejo das empresas utilizarem soluções cada vez mais próximas ao conceito de “sistema total” permitiu o desenvolvimento e a utilização dos sistemas integrados.

1. Vantagens e desvantagens de um ERP

Segundo Peleias (op. cit. p.2 e 3), “Quando a administração de uma empresa decide implementar um sistema integrado, é preciso considerar os benefícios a serem obtidos a partir do momento em que a solução estiver “rodando”, os impactos sobre a cultura e o ambiente da empresa, o grau de dificuldade durante o período de implementação, e a relação custo-benefício envolvida, pois, em muitas situações, o valor investido pode atingir dezenas de milhões de reais, e quais funcionalidades, atividades ou áreas serão ou não atendidas”.

A decisão da empresa em utilizar ou não um sistema ERP deve ser precedida de uma análise das vantagens e desvantagens resultantes de sua implementação. Peleias (op. cit. p.4 e 5) aponta as seguintes vantagens e desvantagens:

- Vantagens: Redução do número de sistemas utilizados, diminuindo os gastos com análise e programação; Registro real timeda maioria das transações executadas pelo sistema integrado; Aplicação da abordagem de ciclos de transações ao invés de uma visão departamentalizada, permitindo uma visão integrada das operações da empresa, a eliminação de retrabalhos, redução de custos administrativos, e maior eficiência operacional na execução das fases e etapas componentes dos ciclos de transações; Utilização de uma base única de dados, uma linguagem única de programação e um ambiente cliente-servidor, permitindo reduzir de forma significativa os gastos com sistemas e processamento de dados.

- Desvantagens: Não se ter o melhor sistema especialista por ciclo de transação, fase ou etapa; Dependência em relação ao fabricante ou fornecedor, relativamente a atualizações da versão utilizada pela empresa ou na “migração” para novas versões; em determinadas circunstâncias é preciso ter em mente que algumas especificidades relativas às operações da empresa podem não ser atendidas pela solução adotada (nestas situações, é possível que se mantenha a solução anteriormente utilizada, ou se tenha que pesquisar e desenvolver uma solução que “rode” junto com a nova ferramenta de informática); a solução adotada pode não atender a 100% dos ciclos de transações (de maneira geral os sistemas ERP são desenvolvidos para atender as necessidades de gestão operacional, e abrangem as funções comuns à maioria das empresas).


Conforme o Folheto Conexão ERP (op. cit. p.14) “Implantar e administrar um ERP significa ter consciência de que se está à frente de um processo sem fim: a empresa está, em constante mudança e estas mudanças devem sempre ser refletidas pelo sistema de gestão”. Além do exposto, o mercado e os negócios estão sendo objeto de mudanças constantes, fatores que justificam plenamente a administração infinita do processo.

2. O ERP como parte integrante de um modelo de EAI


Padoveze (op. cit. p.74) fundamenta o EAI, como a “Integração do ERP com os sistemas de informações complementares e mais as tecnologias de apoio, consistindo na união do Sistema de Informação (SI), com a Tecnologia da Informação (TI), estabelecendo a seguinte arquitetura, baseado nos principais aplicativos e tecnologias existentes”.

A seguir, apresentamos, resumidamente, cada um dos aplicativos que compõem a arquitetura:

• DM (Data Mining ): utiliza algoritmos matemáticos para a pesquisa de padrões em grandes volumes de dados que se relacionem com as questões comerciais. É capaz de pôr exemplo, auxiliar no descobrimento de novos clientes e na redução de custos.
• CED (Coletor Eletrônico de Dados): utilizado para processo de arquivo e filtro de arquivos..
• GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos): constitui-se na disposição dos dados agrupados de forma organizada, por tipo de documento, consistindo na manutenção dos arquivos de correio eletrônico e intranet.
• ECR (Efficient Customer Response): aplicativo de apoio à reposição imediata de estoques aos clientes, trabalhando no conceito “just in time”, integrando fornecedor e o cliente. São conceitos similares ao abastecimento contínuo (CRP) e gerenciamento dos estoques em consignação (VMI).
• EDI (Eletronic Data Interchange): Tecnologia de transmissão e retransmissão de dados entre empresas e departamentos. Utilizado entre as empresas e seus parceiros, como bancos comerciais, clientes, fornecedores, etc, permitindo os procedimentos de e-commerce e B2B. Dentro da empresa é muito comum a troca de informações entre departamentos, como por exemplo: contas a pagar e receber com objetivo de compatibilizar o fluxo de caixa.
• CRM (Customers Relationship Management): voltado à gestão de relações com os clientes e marketing. Compreende alguns módulos específicos voltados para os relacionamentos com os clientes, através de módulos de vendas, pedidos e de tecnologias e módulos de trabalho direto com o cliente, como Call-Center, Telemarketing, Help-Desk (Atendimento de manutenção a distância) e e-commerce.
• Supply Chain: nasceu do conceito de MRP, que é a otimização da linha de produção de uma empresa. Otimizado esse processo, logo se descobriu que não adiantava muito ter uma linha de produção organizada se o fornecedor não entregava a matéria prima no prazo ou entregava com as especificações incorretas, ou se o cliente alterava constantemente os pedidos por causa de erros ou por problemas na comunicação. Foi a partir daí que se compreendeu a necessidade de otimização de toda a cadeia: do fornecedor do seu fornecedor até o cliente do seu cliente.
• Workflow 25: sistema de gerenciamento e distribuição de informações de forma eletrônica de um processo, dentro de uma organização, representando no fluxo de procedimentos.
• WEB / Internet : compreende as ferramentas da rede mundial de computadores que se comunicam entre si, utilizando uma única linguagem.
• Data Warehouse : consiste num banco de informações, organizado para permitir que toda a empresa realize a busca e coleta de dados oriundos de diversas bases dos sistemas operacionais, portanto com grau de inteligência, representando num primeiro estágio para a tomada de decisão.
• Business Intelligence: está num nível acima do Data Warehouse, onde há necessidade de maior flexibilidade para a tomada de decisão, representando um software de apoio ao processo decisorial.
• BAI (Business Artificial Intelligence) : Desenvolvimento de softwares que pensem e decidam como o cérebro humano.
• E-Procurement : softwares especializados em cotação de compra de produtos e serviços por meio da Internet, barateando o processo de cotação, pedidos e compras, ligando a empresa ao máximo possível de fornecedores qualificados, através da internet. O Dicionário Michaellis define como “Termo que engloba todas as atividades do departamento de compras, como localização de firmas, preços, especificações, compra em si, transporte, recepção e tudo o mais que um departamento de compras faz”.
Sistema de Logística (expedição) : consiste no processo de movimentação de materiais e distribuição dos produtos, objetivando a produção e entrega dos produtos a custos menores.
BSC (Balanced Scorecard) : software gerencial utilizado para a tomada de decisões voltadas à missão e estratégia da empresa.


3. Visão sistêmica da empresa

Segundo Guerreiro (1989, p.165), o sistema da empresa é dividido em seis subsistemas: institucional, de gestão, formal, de informação, social, físico-operacional.

O subsistema institucional compreende a missão da empresa e as crenças e valores de seus empreendedores.
  • O subsistema de gestão é onde as decisões são tomadas, compreendendo um conjunto de procedimentos e diretrizes que abrangem desde o planejamento até o controle das operações, estando intimamente ligado com o subsistema de informação.
  • O subsistema formal é relativo à estrutura administrativa da empresa, consistindo na hierarquia de autoridades e responsabilidades.
  • O subsistema de informação compreende as atividades operacionais da empresa e a necessidade de informação físico-operacional para a gestão empresarial.
  • O subsistema social compreende os indivíduos, aspectos culturais da empresa e aspectos relacionados às pessoas.
  • O subsistema físico-operacional corresponde às instalações físicas e hardware.
 As informações geradas pelo ERP estão diretamente ligadas aos subsistemas internos de informação e de gestão da empresa.

4. O papel da Controladoria no ambiente interno

Segundo Peleias apud Padoveze (op.cit. p.119 e 120) “A missão da Controladoria é dar suporte à gestão de negócios da empresa, de modo a assegurar que esta atinja seus objetivos, cumprindo sua missão ....Podemos dizer que hoje é a controladoria a grande responsável pelacoordenação de esforços com vista à otimização da gestão de negócios das empresas e pela criação, implantação, operação e manutenção de sistemas de informação que dêem suporte ao processo de planejamento e controle”.

Segundo Catelli apud Padoveze (op. cit. p.119), “A missão da controladoria é assegurar a eficácia da empresa por meio de otimização de seus resultados”.

Para Horngren apud Padoveze (op. cit. p.120) as funções do controler consistem em: planejamento e controle, relatórios internos, avaliação e consultoria, relatórios externos, proteção dos ativos e avaliação econômica.

Mosimann apud Padoveze (op. cit. p.111) conceitua a controladoria como “O conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências de Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente Contabilidade, que ocupa da gestão econômica das empresas, com o fim de orienta-la para a eficácia”.

Podemos concluir que a controladoria é uma função ocupada por um Especialista que tem como objetivo dar suporte à gestão de negócios, por meio dos sistemas de informações (operacionais e de gestão) e ao planejamento e controle, com objetivo de levar uma empresa ao cumprimento de sua missão, assegurar a eficácia e otimizar seus resultados.

Nesse contexto, a Controladoria utiliza os Sistemas de Informações de Apoio às Operações e os Sistemas de Informação de Apoio a Gestão para o cumprimento de sua missão. Segundo Padoveze (op.cit. p.55):

“Os Sistemas de Informações de Apoio às Operações nascem da necessidade de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da empresa. Esses sistemas de informações estão ligados ao sistema 

Físico-operacional e surgem da necessidade de desenvolver as operações fundamentais da empresa. Os sistemas operacionais têm como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais e alimentar os sistemas de apoio à gestão”.

O Sistema de Apoio à Gestão, são sistemas ligados à vida econômico-financeira da empresa e as necessidades de avaliação de desempenho dos administradores internos.

Fundamentalmente esses sistemas são utilizados pelas áreas administrativa e financeira da empresa e pela alta administração da companhia, com o intuito de planejamento e controle financeiro e avaliação de desempenho dos negócios. São exemplos desses sistemas, o sistema de informação contábil, custos, orçamento, planejamento de caixa, planejamento de resultados, centros de lucros etc. (Padoveze op.cit. p.55)
 
5. BI (Business Intelligence)

A implementação de uma solução BI em uma corporação tem por objetivo levar de uma maneira segura e rápida as principais informações da empresa aos tomadores de decisão. Portanto, uma ferramenta BI tem como principal característica a análise das informações empresariais, geradas, em sua maior parte, a partir dos Bancos de Dados Transacionais.

Além do Balanced Scorecard, podem estar envolvidos em uma solução BI diversos conceitos de armazenamento e manipulação de dados. Entre esses conceitos, destacam-se o Data Warehouse, e o Data Mining.

Uma solução BI é capaz de combinar dados de todos os pontos da empresa com informações do ambiente externo, dando uma flexibilidade muito grande na criação de indicadores.

Quando se analisa o fluxo de caixa de uma empresa ou o custo de produção de um determinado produto, é necessário verificar se tais dados espelham a realidade da empresa, caso contrário, toda e qualquer estratégia definida com base nesta análise pode se tornar inviável. Tal filosofia também é utilizada em uma solução BI, ou seja, deve-se assegurar a qualidade dos dados a serem analisados.

Uma solução BI deve se basear no conjunto de ferramentas de Gestão de Negócio como, por exemplo, o ERP, o CRM, o Supply Chain, o ecommerce e o e-business, pois todos abordam o tratamento da informação em determinados pontos da empresa. Logo, o BI não está restrito a uma área ou processo específico de uma empresa.

A seguir, apresentam-se alguns indicadores que podem ser tratados pelo BI:

• Desempenho de uma Unidade de Negócio, tomando como base o faturamento, a produção ou o nível de satisfação do cliente;
• Resultado Financeiro de um Grupo de Empresas, tratando o resultado individual de cada uma das empresas que compõem o grupo;
• Acompanhamento de Orçamento, levando em consideração valores orçados, realizados e compromissados;
• Custo de produto, levando em consideração inclusive o número de chamados no SAC (CRM) no período de garantia;
• Fluxo de caixa previsto e realizado;
• Performance de Mercado em relação aos concorrentes.
Os exemplos citados anteriormente, bem como toda e qualquer informação que a empresa deseja obter, depende da qualidade dos dados.

6. A utilização do Balanced Scorecard no BI através de um ERP

Segundo o site http//wwww.sap.com “Para satisfazer as expectativas do mercado, as empresas têm renovado e posto em causa a eficiência dos seus processos de negócio e até dos seus modelos de gestão, introduzindo princípios de gestão orientada para o valor (value based management ).
Estes influenciam diretamente os processos de planejamento estratégico, de monitoração e de avaliação de performance”.

O sistema permite orientar a empresa para esta noção de valor, através de um conjunto de novas aplicações de negócio que suportam estes atuais conceitos de negócio. Esta solução traduz-se num conjunto de funções e processos de software que permite aos executivos e gestores implementar e operar processos de gestão em toda a empresa. O sistema ajuda os executivos a simular, analisar, controlar, otimizar e comunicar os aspectos estratégicos da empresa e adota uma metodologia de gestão baseada no valor, incorporando a perspectiva dos stakeholders que beneficiam do sucesso a longo prazo da empresa. Com esta solução, as empresas, por exemplo, com base no conceito Balanced Scorecard, têm a possibilidade de traduzir a estratégia em ação com maior rapidez e de facultar o intercâmbio de conhecimentos e de experiências em toda a empresa, com vista a continuar aperfeiçoando a estratégia e a otimizar a sua execução.

A vasta expansão e aceitação do conceito de valor do acionista conduziu a uma situação onde os investidores desempenham agora um papel muito mais ativo nas empresas do que há alguns anos atrás. É, sobretudo, o caso dos investidores institucionais, que tentam influenciar a gestão empresarial, com vista a conseguirem alinhar a estratégia empresarial com o objetivo de aumentar o valor da empresa.

Outros grupos de gestores, por exemplo, os parceiros de negócio e os grupos de interesse social têm agora mais uma palavra a dizer em relação à política da empresa. Isto significa que quando a empresa define a sua estratégia, tanto as suas expectativas como as dos investidores têm de ser tomadas em consideração.

Com vista a satisfazer estes requisitos, as empresas estão agora a repensar a eficácia dos seus processos de gestão e a ter mais em conta os princípios da gestão baseada no valor e os interesses dos acionistas nos respectivos processos de planejamento e controle da performance.

Como a criação de valor se tornou o objetivo mais importante de qualquer executivo, a necessidade de estratégias de criação de valor assumiu uma nova pertinência. Todavia, definir apenas a estratégia correta não é suficiente. O que realmente distingue as empresas com uma excelente performance é a capacidade de executar poderosas estratégias em toda a empresa.

O sistema pretende ajudar os gestores a traduzir as suas visões para a ação do mundo real, tornando possível medir e apresentar de forma rápida e intuitiva, uma visão geral da produtividade e atuação da organização. Esta componente da SAP inclui igualmente o Management Cockpit, um conceito verdadeiramente inovador na apresentação da informação crítica de gestão, fornecendo inteligência colaborativa que ajuda os gestores a compreender de uma forma mais efetiva os fatores críticos de negócio, permitindo à empresa:
• Estruturar a sua estratégia (Mapa de Estratégia/Balanced Scorecard).
• Dar a conhecer os seus objetivos a toda a empresa.
• Valorizar a sua estratégia através do planejamento de cenários baseado na atividade.
• Ligar a estratégia aos objetivos operativos e à alocação de recursos.
• Reunir informação não estruturada a partir de fontes externas e internas.
• Consolidar os ativos (Recolha de Informação de Negócio,Consolidação de Negócio).
• Controlar a performance dos fatores-chave de sucesso estratégicos através de benchmarks externos e internos (Cockpit de Gestão, Balanced Scorecard).
• Comunicar a sua estratégia aos principais acionistas e receber o feedback36 (Gestão da Relação com os stakeholders).
• Utilização via Internet, permitindo o acesso tanto a recursos externos como internos, incluindo dados dos parceiros de negócio e de terceiros.

Conclusão

No contexto atual um ERP não consiste somente numa ferramenta de integração de sistemas operacionais e de gestão, mas no pré-requisito para empresas aplicarem conceitos atuais de gestão, como o Balanced Scorecard.

A evolução natural da integração de informações ultrapassou rapidamente as fronteiras de empresas e paises interligando o planejamento estratégico, planejamento tático e operações empresariais o ambiente globalizado.

As vantagens e desvantagens em adquirir um ERP, não estão vinculadas simplesmente nos aspectos de elevados investimentos e custos, tempo de implantação e administração, e impactos na cultura organizacional, amplamente debatidos no mercado, na medida que as empresas já ultrapassaram estes estudos e visualizam no futuro a integração com o mundo, como uma única forma de competirem no mercado.

Nos próximos anos a competitividade tende a aumentar. Para enfrentar esse processo de mudança, torna-se imperiosa a implantação e administração de um ERP, embora tendo conhecimento que nem todas as organizações conseguirão extrair dele todo os benefícios potenciais. Mas indiscutivelmente, o ERP fará parte do arsenal tecnológico de qualquer empresa disposta a sobreviver na próxima década.

O ERP não será mais conhecido como no passado.Os fornecedores de soluções de informática, que travaram brigas ferrenhas no passado recente, estão divergindo quanto ao futuro da tecnologia. Não se sabe se o produto irá caminhar para a Internet, dar ênfase à integração da cadeia de suprimentos, valorizar o relacionamento entre empresas e seus consumidores, ou todas essas opções ao mesmo tempo.

O Certo é que as empresas deixarão de receber visitas de vendedores de ERP. Agora o que eles vendem, ou querem vender, são soluções de negócio.

Referências

Folheto Conexão ERP – São Paulo: SSA do Brasil, 2000.

GUERREIRO, Reinaldo.Modelo Conceitual de Sistema de Informação de Gestão Econômica: Uma Contribuição á Teoria da Comunicação da Contabilidade. Tese de Doutorado- Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo: USP, 1999.

PADOVEZE, Clovis Luís. Sistemas de Informações Contábeis-Fundamentos e Análise. 2ª ed. São Paulo: Atlas, 2000.

PELEIAS, Ivam Ricardo. Desafios e Possibilidades Para o Contabilista no Ambiente dos Sistemas Integrados – Trabalho apresentado no XVI Congresso Brasileiro de Contabilidade.
Goiânia: Conselho Federal de Contabilidade – CFC, outubro de 2000.

SAP Strategic Enterprise Management - A gestão orientada para o valor - Caderno e-business. Site da Internet http://www.sap.com/portugal/press/cadernos/bi/artigo3.htm
12/10/2001

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